Comment gérer efficacement la maintenance réglementaire dans un groupe de santé multi-sites ?
Introduction
Dans le cadre de notre collaboration avec le groupe Elsan, nous avons souhaité recueillir le retour
d’expérience d’Anne-Caroline Rouyer sur l’accompagnement proposé par Ogest et sur le déploiement
de la solution au sein du groupe, dans un contexte de gestion multi-sites et d’exigences réglementaires
fortes. Découvrez son profil, ainsi que son analyse sur le sujet.
Pouvez-vous vous présenter brièvement (parcours professionnel, fonction actuelle au sein
du groupe Elsan) ?
Anne-Caroline Rouyer, je suis archéologue de par ma formation initiale universitaire. J’ai
exercé en tant qu’archéologue de terrain pour l’INRAP avant de m’orienter vers le monde de
l’immobilier.Aujourd’hui, je suis responsable de projets Patrimoine au sein de la Direction de l’Immobilier
du groupe Elsan.
Mon rôle consiste à :
✅Piloter l’application des obligations liées au Décret éco énergie tertiaire pour le
groupe et coordonner les opérations liées à la maintenance réglementaire,
✅Optimiser les processus,
✅Mettre en place des outils numérique pour améliorer la performance et la sécurité
des établissements.
Découverte d’Ogest
Quand avez-vous découvert Ogest pour la première fois ?
Nous avons découvert Ogest en 2020, lors de notre réflexion autour de la digitalisation de la
maintenance. L’objectif était de centraliser les informations et d’harmoniser les pratiques au
sein de notre réseau.
La solution nous a été recommandée par des pairs et faisait partie des entreprises
consultées dans le cadre de notre appel d’offres.
Besoins et enjeux
À quel besoin spécifique Ogest répond-il pour le groupe Elsan ?
À l’origine, Ogest répondait à un besoin crucial : disposer d’une solution unique pour la
gestion de la maintenance réglementaire et technique, afin de garantir la conformité de nos
établissements et d’assurer une traçabilité fiable des interventions.
Aujourd’hui, la plateforme nous accompagne également sur les enjeux de performance,
notamment dans le pilotage des contrats.
À l’origine, Ogest répondait à un besoin crucial : disposer d’une solution unique pour la
gestion de la maintenance réglementaire et technique, afin de garantir la conformité de nos
établissements et d’assurer une traçabilité fiable des interventions.
Aujourd’hui, la plateforme nous accompagne également sur les enjeux de performance,
notamment dans le pilotage des contrats.
Valeur d’une solution centralisée
Quels sont, selon vous, les avantages pour un groupe de déployer une solution centralisée comme Ogest ?
La solution centralisée permet :
✅Une vision globale et homogène des différentes données techniques de nos sites et
administratives réglementaires (qu’il s’agisse des différents rapports des bureaux de
contrôle, l’ensemble des équipements répertoriés et placés sur les plans de nos
sites),
✅ Une meilleure maîtrise des obligations réglementaires grâce au suivi et à la veille
d’Ogest,
✅ Une optimisation des interventions internes et externes, la traçabilité des actions et
des levées de réserves, la possibilité d’anticiper très finement les commissions de
sécurité de nos établissements.
✅ Une simplification des échanges de données entre les équipes techniques internes,
les équipes territoriales et le siège mais également les partenaires externes.
Aussi, grâce à Ogest, nous pilotons à 100% les commissions de sécurité via la base : Le suivi des
obligations, la réalisation des contrôles, les levées d’observations, la transmission des synthèses à la
commission, etc.
Évolution de l’organisation de travail
Pouvez-vous comparer votre organisation de travail avant et après la mise en place
d’Ogest ?
Avant Ogest, la gestion était fragmentée, les suivis étaient souvent manuels, les pratiques
non harmonisées.
Depuis le déploiement de la plateforme OGEST, nous bénéficions d’une plateforme unique
qui harmonise l’inventaire et la gestion documentaire de l’ensemble de notre parc, nous
disposons d’indicateurs qui nous permettent un meilleur pilotage de nos sites.
Déploiement de la solution
Pouvez-vous nous partager votre retour d’expérience sur le déploiement de l’outil
(réunion préalable, visite sur site, restitution) ?
Le déploiement d’Ogest sur l’ensemble du parc Elsan s’est déroulé de manière structurée et
en plusieurs phases :✅des réunions préparatoires,
✅des visites sur site afin de comprendre les spécificités des établissements,
✅ la réalisation d’audits recensant l’ensemble des équipements,
✅ une phase de restitution,
✅ la formation des équipes,
✅ et enfin, les paramétrages spécifiques selon les demandes des établissements.
Formation et accompagnement des utilisateurs
Quel est votre avis sur la formation des utilisateurs assurée par l’équipe Ogest ?
La formation a été pragmatique et adaptée aux profils des utilisateurs. L’accompagnement
post-formation constitue un véritable atout pour garantir la montée en compétence.
Après cinq ans de déploiement sur la quasi-totalité des sites Elsan, des sessions mensuelles
sont animées avec les équipes Ogest. L’objectif est de dynamiser la communauté et de
favoriser le partage de connaissances. Ogest répond aux questions des équipes des cliniques
ainsi qu’aux demandes d’évolution. La plateforme Ogest est agile et répond aux attentes de
nos établissements
Des réunions périodiques sont également organisées entre la direction immobilière et les
équipes Ogest afin de travailler sur l’amélioration continue de la plateforme, en tenant
compte des retours d’expérience et des enjeux liés à la gestion multi-sites.
Nos équipes sur le terrain sont accompagnées assidûment, ce qui garantit la bonne
utilisation de l’outil au quotidien. Cela permet d’assurer l’adhésion des équipes techniques
puis de l’ensemble des établissements.
Cette adhésion générale est essentielle, car c’est elle qui fait en sorte que la plateforme
déployée devienne un véritable outil central de pilotage des bâtiments.
Valeur ajoutée de la solution
Selon vous, quelle est la principale valeur ajoutée d’Ogest ?
La principale valeur ajoutée d’Ogest réside dans sa capacité à centraliser et fiabiliser les
données, tout en offrant une vision à la fois globale et fine de l’activité des établissements
de santé. L’outil facilite la prise de décision, notamment pour prioriser les actions, diffuser
des préconisations et cartographier la gestion des risques.
En une phrase
Pouvez-vous résumer en une phrase le service Ogest ?
Ogest est une solution digitale qui simplifie la gestion de la maintenance réglementaire et
technique, tout en garantissant conformité et efficacité.