Dans la plateforme Ogest, un module est une fonctionnalité additionnelle qui vient compléter le cœur de l’outil pour répondre à une problématique précise. Chaque module apporte ainsi des fonctionnalités supplémentaires, qui permettent de répondre à différents usages et besoins rencontrés en fonction du secteur d’activité.
Le module « Demandes d’Interventions » (DI)
En quelques mots, le module « Demandes d’Interventions » permet aux usagers de signaler facilement des problèmes sur leur bâtiment.
Il centralise la gestion des interventions, de la soumission de la demande à la résolution, en passant par le suivi et l’affectation des tâches.
L’objectif est de simplifier et d’optimiser les processus de gestion des interventions.
En pratique
Dans un service technique, les demandes d’interventions font partie du quotidien. Une panne signalée par un occupant, une anomalie constatée lors d’une maintenance, etc.
Les situations sont nombreuses et doivent être toutes traitées.
Habituellement, les demandes peuvent être signalées de diverses manières :
- par mail,
- par téléphone,
- oralement.
La gestion devient rapidement complexe et désorganisée.
Les techniciens sont bien souvent sollicités de manière intempestive,
ce qui nuit au bon fonctionnement de leur tâche en cours.
Avec Ogest, les équipes restent concentrées sur leur tâche, et le recueil des DI se fait depuis le module au moment souhaité.
Aussi, il faut s’assurer d’avoir toutes les informations et identifier la personne qui doit intervenir et en suivre l’avancement. Il peut être nécessaire de relancer un prestataire ou encore de vérifier qu’une demande a bien été résolue.
C’est dans ces situations que notre module « Demandes d’interventions »
trouve son intérêt : il permet de centraliser et de structurer le traitement des interventions curatives, depuis leur signalementjusqu’à leur résolution.
De la demande à l’intervention
Avec le module DI, chaque situation anormale identifiée sur le terrain devient une
demande d’intervention dans la plateforme Ogest.
Elle peut être créée directement par l’utilisateur :
- sur la plateforme,
- depuis le terrain grâce à un QR code placé sur l’équipement ou un local.
Le Qr code permet d’accéder rapidement au formulaire et de préremplir
certaines informations, notamment la localisation ou l’équipement
concerné.
Une fois créée, la demande est prise en charge par le service technique.
Elle peut être priorisée et affectée à un technicien interne ou à un prestataire extérieur. Elle est ensuite intégrée automatiquement au planning des interventions.
Bon à savoir : Les DI d’autres plateformes peuvent être récupérées et liées (ex: SPIE, DALKIA, mainteneurs multitechniques, ascensoristes) grâce à la mise en place d’un protocole spécifique d’interconnexion. Ce sont des API, « Application Programming Interface » en anglais.
Les possibilités d’interconnexion sont variables suivant les plateformes prestataires et les services contractualisés par le client.
Le connecteur le plus abouti a le fonctionnement suivant :
- Dès lors qu’une DI est créée dans Ogest, la même demande apparaît automatiquement dans la plateforme du prestataire qui suit les tickets d’intervention (plateforme ascenseur, etc.).
Dès que des actions sont réalisées sur leur plateforme, la DI est directement mise à jour dans Ogest.
- À l’inverse, si la DI est créée directement dans la plateforme du prestataire, elle est également créée dans Ogest. Ce fonctionnement est donc bidirectionnel.
Grâce aux droits utilisateur Ogest, la visibilité de chacun peut également être adaptée à son rôle.
Cela permet d’éviter le surplus d’informations et de ne présenter à chaque utilisateur que les éléments qui le concernent. Le paramétrage permet notamment de définir des « responsables de DI », comme des chefs d’équipe, qui peuvent attribuer et valider les interventions.
Le suivi des statuts des DI permet aux usagers et aux équipes de suivre en temps réel l’avancement de la résolution des problèmes. Cela inclut la possibilité de consulter les avancements sur la plateforme et de recevoir des notifications sur l’évolution de chaque situation.Les équipes disposent ainsi d’un outil opérationnel, et accessible sur tous supports (smartphone, tablette, pc)
Les avantages de la mise en place de ce module
Mise en place de l’outil
Configuration
L’équipe Ogest fait un travail d’accompagnement sur le listing de DI proposé par l’équipe technique lors de la mise en place du module. L’équipe Ogest aide également à paramétrer, à configurer la plateforme au plus proche des attentes terrain. Chaque site peut avoir un besoin spécifique, mais tout en gardant une bonne visibilité de l’ensemble : uniformiser la compréhension.
Formation
La formation se déroule progressivement, afin de garantir une bonne prise en main de l’outil.
Dans un premier temps, nous formons les équipes techniques à l’utilisation de la plateforme Ogest.
Une fois cette première étape acquise, le module « Demandes d’intervention » est ouvert à un premier service du site. Ce service est formé en interne par vos équipes techniques, qui peuvent ainsi transmettre leur maîtrise de l’outil aux utilisateurs.
Enfin, l’utilisation d’Ogest est étendue à l’ensemble du site. Cette démarche progressive permet de favoriser l’autonomie de vos équipes dans l’utilisation de l’outil.
Lors du déploiement du module, nos équipes accompagnent les utilisateurs du site et leur remettent des fiches d’aide pour faciliter leurs premiers pas, en complément de la formation de mise en place.
Une fois le module pris en main, des tutoriels restent disponibles directement sur la plateforme pour accompagner les utilisateurs en cas de difficulté.
Conclusion
Ogest est un outil développé en interne et entièrement paramétrable, qui s’adapte aux besoins de chaque organisation. De nombreux clients l’utilisent aujourd’hui pour centraliser et suivre leurs demandes d’interventions au quotidien.
Depuis sa création, le module DI est le module le plus souscrit et utilisé actuellement sur Ogest.
Vous n’avez pas encore le module DI ? Prenez rendez-vous avec notre équipe pour le découvrir et le mettre en place selon vos besoins.
Notre service commercial est là pour vous faire une démonstration personnalisée !
commerce@ogest.fr