La gestion efficace des bâtiments et des installations repose sur une connaissance approfondie de leurs équipements et de leur état.
Nos auditeurs techniques jouent un rĂ´le essentiel dans cette gestion.
Ils se rendent sur site pour inspecter, évaluer et documenter chaque élément.
Dans cet article, nous vous emmenons au cœur d’une journée type d’un auditeur.
Nous avons suivi la préparation rigoureuse de son travail sur le terrain, ainsi que la collecte d’informations et la création des équipements présents sur site.
Découvrez comment nos professionnels contribuent à garantir le bon fonctionnement des bâtiments et la satisfaction des exploitants grâce à leur expertise.
Un auditeur technique a pour mission :
- De réaliser ces audits de recensement et la mise en place,
- D’accompagner nos clients dans le suivi de leurs obligations réglementaires,
- D’être un interlocuteur technique privilégié d’un ou plusieurs clients,
- De répondre à l’ensemble des besoins des clients.
Pourquoi une bonne gestion des bâtiments est-elle importante ?
Pour obtenir :
- Une vision claire de l’ensemble du patrimoine (superficie, caractéristiques des bâtiments, etc.),
- Une bonne connaissance des équipements présents sur site,
- Une bonne connaissance des réglementations en vigueur,
- Un gain de temps lors des commissions de sécurité,
- Une sérénité lors des commissions de sécurité.
Pour la réalisation de l’article « Dans la peau d’un auditeur », nous avons suivi un auditeur technique Ogest tout au long du processus de l’audit de recensement, dans le but de détailler chaque étape.
Cette immersion s’est réalisée sur le Centre Hospitalier d’Ainay-le-Château.

Thomas a assuré les missions de l’auditeur technique. Estelle l’a accompagné pour assister au processus dans le but d’écrire cet article.

Aurélien est le responsable de site d’Ainay-le-Château et notre interlocuteur principal.

Adrien, Alexandre, Kévin et Gabriel nous ont accompagnés lors de notre visite sur site.
▌Étape 1 : la préparation de l’audit
Environ 10 jours avant la venue de l’auditeur sur site, un travail administratif de récolte documentaire est effectué.
L’auditeur crée le patrimoine sur la plateforme Ogest et renseigne toutes les caractéristiques nécessaires.
Il personnalise leur espace et crée les accès de l’interlocuteur client, Aurélien.
Les modules personnalisés choisis sont également activés.
L’interlocuteur transmet à l’auditeur tous les documents nécessaires à la mise en place de la plateforme : contrats, rapports de maintenance, rapports de contrôle, etc.
Ils restent en contact constant pour paramétrer le patrimoine rapidement et efficacement.
▌Étape 2 : l’audit de recensement
Briefing de la visite
Le premier jour sur site, nous effectuons une brève réunion de briefing.
Celle-ci permet au responsable de site de nous expliquer le contexte dans lequel son bâtiment évolue, ainsi que son histoire.
Le CH d’Ainay-le-Château, est un établissement spécialisé en psychiatrie et santé mentale qui présente une spécificité avec la présence d’un service d’Accueil Familial Thérapeutique.
Aurélien nous fait part de la pertinence d’un service technique fiable et consciencieux dans cette structure si particulière. Les intérêts de la mise en place d’Ogest sont alors évoqués et prennent sens.
Lors de ce briefing, nous expliquons qu’une adresse mail personnalisée est mise à disposition pour permettre aux prestataires de transmettre leurs rapports. Nous effectuons également une première formation succincte de la plateforme. Seules les fonctionnalités nécessaires aux échanges entre l’audit et le débriefing sont alors abordées.
Place au terrain
Pour effectuer l’audit, nous sommes accompagnés par plusieurs personnes connaissant le site : 
un technicien CVC (chauffage ventilation climatisation), puis deux électrotechniciens.

Ils sont en mesure de nous montrer chaque équipement qui concerne leur environnement professionnel.
Nous parcourons l’ensemble du site pour relever tous les équipements liés à la plomberie : fluides, chaufferie et climatisation.
Nous débutons l’audit en présence d’Adrien, technicien CVC.
Grâce aux plans fournis en amont par le responsable de site, que nous avons intégrés sur Ogest, nous pouvons être opérationnels dès le démarrage de l’audit.

L’auditeur est équipé d’un smartphone ou d’une tablette suivant l’ergonomie qu’il préfère.

Pour gagner du temps lors de l’audit, nous sommes également équipés du plan du site en version papier afin d’y positionner les équipements directement.

Ainsi, l’auditeur peut se concentrer sur les éléments principaux.
Pour chaque équipement rencontré, il faut :
- Créer l’équipement sur la plateforme Ogest,
- Le positionner sur le plan,
- Prendre l’équipement en photo de manière claire.
Les photos sont très importantes pour le travail ultérieur.
Elles doivent ĂŞtre :
- D’une vision globale, pour situer géographiquement où se trouve l’équipement,
- D’une vision précise sur les étiquettes présentant des informations précieuses (type de fluide, puissance, capacité…).
L’audit se poursuit le lendemain avec Alexandre et Kévin, électrotechniciens.
Nous effectuons exactement le même procédé avec les équipements de type électrique : transformateurs, groupes électrogènes ainsi que les portes automatiques, ascenseurs, et tous les éléments liés à la sécurité incendie.
Le troisième jour, nous sommes accompagnés par Gabriel, l’adjoint d’Aurélien.
Nous auditons toutes les annexes du site.

Elles sont espacées d’environ 20 km chacune, et ne comportent que quelques équipements.
Debriefing de la visite
À l’issue de cette étape d’audit de recensement, un debriefing s’effectue avec Aurélien.
Plusieurs points sont évoqués :
- Le détail des étapes effectuées lors de l’audit,
- La vérification des informations collectées,
- L’explication de la suite du processus, notamment sur le travail qui sera réalisé en aval par nos équipes administratives techniques.
Ce moment de debriefing permet également à Aurélien de nous faire part de ses premières impressions, ainsi que certaines suggestions d’amélioration générale.
Nous sommes toujours à l’écoute des suggestions de nos clients.
Ils sont les principaux utilisateurs de notre outil, ce sont avec et grâce à eux que nous évoluons sans cesse.
Les différentes étapes de ce recensement sont importantes et doivent être effectuées de manière scrupuleuse.
Elles nécessitent beaucoup de patience et de rigueur.
Lors de l’audit de recensement, nous parcourons de longues distances, grimpons sur des toits, dans des sous-pentes et dans des endroits difficiles d’accès.
Les journées sont physiques et demandent beaucoup d’attention et de vigilance.
En parallèle, cela est particulièrement enrichissant. Chaque bâtiment est différent, et nous découvrons régulièrement des installations, des architectures ou des vues exceptionnelles.
Nous rencontrons également de nombreux profils différents lors de ce type de rendez-vous.
En plus du personnel technique du site que nous auditons, nous rencontrons les autres acteurs qui y travaillent.
Ici, nous avons également pu rencontrer les résidents de la structure.
Les audits nous font découvrir des lieux différents, des technologies différentes, mais aussi des régions et cultures différentes.
▌Étape 3 : le travail d’analyse et de mise en forme de l’audit
Une fois les étapes du recensement terminé, l’auditeur en charge du patrimoine d’Ainay le château effectue un travail administratif assez important.
Avec l’aide de l’un de nos assistants techniques administratif Ogest, voici les missions qui doivent être réalisées rigoureusement :
- Vérifier les informations renseignées sur la fiche de site du patrimoine (adresse exacte, nom et coordonnées de l’interlocuteur, surface du patrimoine, nombre d’étage etc..),
- Renseigner les caractéristique sur chaque équipement intégré par l’auditeur le jour J, en se basant sur les photos annexées.
Ces informations peuvent ĂŞtre par exemple :
- La localisation de l’équipement,
- La date de mise en service,
- L’identification du mainteneur,
- La marque, le modèle et le numéro de série,
- Le type de fluide, pour un Ă©quipement thermique,
- La puissance Ă©lectrique, pour un Ă©quipement Ă©lectrique.
Mais aussi :
- Récupérer les derniers rapports liés aux obligations réglementaires,
- Effectuer l’analyse entre les documents fournis et les attentes réglementaires,
- Intégrer chaque document envoyé par le responsable de site dans la plateforme,
- Réclamer les documents manquants, dans le but d’obtenir un taux de conformité toujours positif.
▌Étape 4 : débriefing de la mise en place
Présentation
À la suite de cet audit, nous programmons une réunion de débriefing. Elle a lieu en théorie un mois après la fin de l’étape du recensement.
Nous sommes accueillis par le directeur de l’établissement, le responsable de site, ainsi qu’un membre de l’équipe informatique de l’entreprise.
Nous débutons cette réunion par une brève présentation de notre outil, pour nos deux nouveaux interlocuteurs.
Formation
S’ensuit une formation approfondie pour Aurélien, le responsable de site.

Le but de cette formation est de permettre à notre client de pouvoir utiliser l’intégralité des fonctionnalités qui lui sont proposées.
Cela nous permet également de revenir sur d’éventuels points à éclaircir.
Il a déjà une très bonne connaissance de la plateforme, qu’il a parcourue en autonomie. Il a compris très rapidement l’ergonomie de notre outil.

Nous paramétrons et déployons les modules activés au début de processus.

C’est également l’occasion de discuter des autres modules existants et d’échanger sur d’éventuels besoins spécifiques, qui pourront être remontés à nos équipes de développeurs.
Debriefing
Ce débriefing permet de soulever d’éventuelles remarques ou interrogations de la part de nos nouveaux utilisateurs.
Nous commençons par reprendre ensemble les étapes de l’audit de recensement qui ont été effectuées au cours du mois précédent.
Nous révisons ensemble les caractéristiques des équipements créés ainsi que les photos intégrées.
Nous parcourons la liste des différentes obligations réglementaires recensées, ainsi que les documents analysés et intégrés par notre équipe métier.
Lorsque des obligations n’ont pas de document valide, nous analysons pourquoi avec le client :
- Est-ce un retard de planification ?
- Une obligation qu’il ne connaissait pas ?
- Un prestataire qui n’a jamais envoyé son rapport ?
Les raisons de ces manquements sont notées sur la plateforme pour conserver une traçabilité de ces réflexions.
Nous abordons par la suite la gestion des levées de réserves des différents rapports intégrés.
Nous rappelons l’importance de l’alimentation régulière de la plateforme. C’est cette régularité qui mènera à des résultats satisfaisants, et une bonne visualisation de l’état de conformité de l’ensemble du bâtiment.
Nous faisons finalement le point sur la mise en place de cette nouvelle organisation :
- Est-ce que le fonctionnement de la plateforme a bien été assimilé ?
- Est-ce que le recensement réalisé représente fidèlement le patrimoine ?
- Est-ce que nos clients sont satisfaits des contacts entre les différents acteurs du processus ?
â–ŚConclusion
En immersion dans la peau d’un auditeur technique, nous découvrons un processus minutieux et essentiel pour la mise en place efficace de la plateforme chez nos clients.
Nos auditeurs techniques ne se contentent pas simplement de relever les équipements : ils garantissent une vision claire et complète du patrimoine. Leur expertise en matière de réglementation leur permet aussi d’informer le client et de l’aider à assurer la conformité de leurs installations. Cela permet d’offrir sécurité et tranquillité d’esprit aux exploitants.
La maîtrise de son bâtiment et de ses équipements est importante pour optimiser son fonctionnement. Ogest permet non seulement de gagner du temps lors des commissions de sécurité, mais également d’anticiper les besoins de maintenance. La mise en place de notre plateforme contribue ainsi à la performance globale de l’établissement.
En fin de compte, l’auditeur technique et l’outil mis en place agissent comme des partenaires stratégiques. Ils travaillent en collaboration avec nos clients pour garantir leur satisfaction et maintenir leur site en parfait état de conformité.
Une fois la plateforme Ogest mise en place et les équipes formées, la gestion quotidienne des bâtiments devient plus simple, libérant ainsi du temps aux services techniques qui peuvent se consacrer à leur cœur de métier.
