Les collectivités 🏫
Une collectivité est une structure locale qui s’occupe de la vie quotidienne des citoyens (école, routes, transports, déchets, etc). Cela peut être une commune, un département, ou bien une région.
En quelques mots, une collectivité = un territoire + des élus + des services pour la population.
S’il existe bien une volonté commune à toutes les collectivités, c’est celle d’assurer la sécurité, d’améliorer le cadre de vie et la sécurité des usagers et d’être en parfaite conformité.
Elles ont pour mission de gérer tous les bâtiments se trouvant sur leur territoire.
🔎 Focus sur les communes
La responsabilité des élus ⚖️
Être maire, c’est assumer de nombreuses responsabilités. Beaucoup d’acteurs interviennent dans la gestion de la commune, mais c’est toujours le maire qui en porte la responsabilité finale. Il doit être particulièrement attentif à l’ensemble des questions de réglementation, ainsi qu’à la sécurité des citoyens.
Chaque décision prise peut avoir des conséquences juridiques, financières ou humaines. Cela implique une grande vigilance dans le suivi des règles et des procédures. La fonction nécessite donc de s’assurer que chaque action de la commune respecte le cadre réglementaire et que les risques sont identifiés, anticipés et correctement maîtrisés.
Pour rappel, le maire est notamment chargé de :
- préparer et proposer le budget,
- gérer les revenus de la commune,
- diriger les travaux communaux,
- prendre les mesures relatives à la gestion de la voirie communale,
- surveiller les établissements communaux (CCAS, écoles maternelles et élémentaires, établissements publics sociaux ou médico-sociaux, caisse des écoles, etc.)
Les actions correctives 💥
Afin d’identifier plus rapidement les problèmes des administrés et de pouvoir y remédier dans les meilleurs délais, les systèmes de demandes d’interventions permettent d’améliorer la réactivité des équipes techniques.
Le pilotage de ces demandes est essentiel. Les équipes techniques déterminent l’affectation de chaque mission, ainsi que leur planification. Elles suivent également l’état d’avancement et les éventuelles relances auprès des prestataires.
Sur le terrain, c’est une vraie valeur ajoutée. Qu’il s’agisse de citoyens, d’agents de sécurité d’un gymnase, ou d’un enseignant de l’école communale, chacun peut signaler une intervention nécessaire sur une installation. La GMAO devient alors également un outil de communication entre le demandeur ou les personnes qui pourraient rencontrer le même problème, et les équipes techniques : suivi de l’avancement, demande d’informations complémentaires, etc.
La seconde plus-value réside dans le gain de temps pour les agents techniques dans la rapidité de résolution entre le moment où le problème apparaît et celui où il est traité. En effet, au-delà du gain dans l’organisation sans système de gestion, il n’est pas rare que plusieurs personnes soient confrontées à un dysfonctionnement avant que celui-ci ne soit signalé aux personnes en charge de sa résolution.
Ce fonctionnement contribue ainsi à une ville plus réactive, mieux informée et mieux entretenue.
Organisation et traçabilité de la maintenance 📊
Devoir gérer l’entretien et la maintenance de tous les bâtiments publics demande une organisation irréprochable aux services techniques. Ils doivent également prévoir les travaux dans l’ensemble de la collectivité et tout autre élément lié à la vie locale.
Les communes sont composées de plusieurs bâtiments : écoles, gymnases, équipements sportifs, locaux techniques, etc. Sur chacun de ces bâtiments, de nombreuses actions de maintenance préventive sont réalisées afin de permettre leur utilisation dans de bonnes conditions de sécurité. Assurer l’entière conformité relève d’un réel défi pour les équipes en charge de cette mission.
Sans outil spécialisé, cette gestion multi-site est une mission hors normes pour de nombreuses organisations. Qu’il s’agisse d’un groupement hospitalier, d’un ensemble de plateformes logistiques, ou d’une collectivité territoriale.
Une GMAO permet une traçabilité sans faille de toutes les actions réalisées sur tous ces sites, par les équipes techniques comme les prestataires. Le suivi de la maintenance de tous les équipements présents sur chaque bâtiment, des contrats, ou encore la gestion des formations des équipes techniques sont historisés et accessibles rapidement.
➡️ Tout est centralisé dans un seul et même outil : plus besoin d’attendre que le technicien rentre de congés pour savoir si les extincteurs de l’école maternelle ont été vérifiés.
De nombreux mécanismes peuvent permettre d’automatiser et de réduire les erreurs de saisie. Des rappels d’échéances des contrats ou des maintenances à réaliser permettent d’organiser son exploitation plutôt que de subir les urgences. Les commissions de sécurité ne sont plus une source de stress et deviennent un rendez-vous simple à préparer.
En résumé, le pilotage de la maintenance devient grandement automatisé, dématérialisé et simplifié pour les services techniques et les équipes dirigeantes.
Maîtrise des dépenses 💶
Mises bout à bout, toutes ces actions engendrent un gain de temps pour les équipes, mais aussi un gain financier considérable.
Le suivi de toutes les actions de maintenance permet d’analyser les dépenses qui y sont liées. Cela permet d’identifier des sources d’économies en mettant notamment le doigt sur :
- la réalisation d’opérations en double,
- des interventions facturées non réalisées,
- des rapports d’interventions non reçus,
- des réserves non levées alors que des interventions ont bien été facturées plusieurs années de suite.
La maîtrise du parc permet donc d’optimiser les contrats de maintenance.
L’analyse des interventions correctives permet de mettre en avant les principales sources de dépenses, et permet de détecter certains équipements qui mériteraient d’être remplacés.
Le suivi de la consommation énergétique permet de visualiser les pertes financières liées à vos équipements énergivores.
Aussi, grâce à la veille réglementaire à jour sur votre GMAO, vous pouvez vous assurer de ne plus passer à côté d’obligations de maintenance ou de contrôle. Vous évitez ainsi les éventuelles sanctions financières associées… au-delà du risque !
Vous avez également une vision claire sur les démarches complémentaires que vous décidez de mettre en œuvre.
Ogest au service des collectivités 🤝
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