Depuis plus de 10 ans, nous échangeons avec des acteurs du secteur de la maintenance. Qu’ils soient exploitants, propriétaires de bâtiments ou membres des services techniques, un même constat nous est souvent reporté.
La maintenance dans un bâtiment représente de nombreux coûts cachés.
Ce constat est présent dans tout secteur d’activité, quels que soient la taille ou le type de site.
Dans cet article, nous avons recensé par catégorie, les situations les plus courantes pouvant engendrer des coûts superflus liés à la maintenance. Chaque situation peut être évitée ou diminuée si elles sont identifiées correctement.
Identifier les doublons de prestations
1 – La gestion des levées de réserves
Lors de chaque passage, vos bureaux de contrôle ou certains mainteneurs vous remettent des rapports qui contiennent des actions correctives à réaliser. Ces observations font généralement l’objet d’une action corrective avant le passage suivant.
Lorsque l’on analyse l’historique des rapports et leurs levées de réserves, on se rend compte que certaines réserves sont levées plusieurs années de suite. Quand on en examine les raisons, trois grandes problématiques ressortent.
1️⃣ Le mainteneur est intervenu, mais il n’a pas corrigé le problème signalé (mauvaise compréhension, défaut d’accompagnement, malfaçon). La prestation a tout de même été facturée.
2️⃣ Le mainteneur intervient sur place et corrige le problème. Cependant, lors de son passage suivant, le contrôleur ne constate pas la levée de réserve. Le problème est signalé une seconde fois et un second mainteneur est assigné pour une réparation qui n’était pas nécessaire
3️⃣ La défaillance a bien été réparée, mais resurgit. Un problème récurrent pourrait être identifié. Un diagnostic plus approfondi permettrait de comprendre l’origine des pannes et de corriger leur source.
✅ Grâce au suivi rigoureux, vous éliminez les équipements défaillants qui nécessitent trop d’interventions et vous mettez le doigt sur les interventions non satisfaisantes.
2 – Le pilotage des contrats
Deux problématiques principales ressortent dans le cadre du pilotage des contrats : la gestion de leur périmètre et le suivi de leur exécution.
Il arrive que deux prestataires aient involontairement la même mission dans leur contrat. Ces situations sont très courantes et ne sont pas régularisées si l’analyse approfondie de ces documents n’est pas effectuée. Voici quelques situations courantes s’ajoutant à un faible suivi des obligations :
- Des extincteurs vérifiés à la fois par le bailleur et le preneur,
- Le contrôle d’étanchéité d’équipements frigorifiques de cuisine réalisé à la fois par l’entreprise chargée de la restauration et par le mainteneur de CVC.
- Des contrats groupe ou nationaux en doublon de contrats « locaux » passés en direct sur le site.
- Des demandes d’interventions effectuées en double, car les outils de ticketing utilisés n’alertent pas sur les doublons.
On rencontre également parfois des maintenances effectuées qui ne sont pas obligatoires au regard de la réglementation en vigueur sans que ce ne soit en toute connaissance de cause (par exemple : un contrôle annuel des ascenseurs réalisé en même temps qu’un contrôle technique quinquennal).
Enfin, il est essentiel de suivre également la bonne exécution des contrats et le respect des prestations réalisées par rapport aux attentes. Ainsi, on constate parfois que le nombre d’interventions mensuelles réalisées sur une année ne sont qu’au nombre de 10 (le montant du contrat étant lui annuel).
✅ Un bon pilotage de vos contrats vous permet de vous assurer de la pertinence de chaque mission inscrite dans vos contrats et de la bonne exécution de ceux-ci.
Réduire les coûts énergétiques
En analysant les données de consommation sur plusieurs années, il devient possible d’identifier les usages énergivores et de cibler les travaux d’amélioration les plus pertinents (isolation, modernisation des équipements, etc.).
L’ajustement des contrats d’énergie aux besoins réels permet également de réduire les coûts, en évitant les sur-abonnements ou les pénalités liées à des dépassements de consommation. Ces actions, combinées à un suivi régulier, offrent un retour sur investissement (ROI) rapide, grâce aux économies réalisées sur les factures énergétiques.
Un suivi précis des compteurs (électricité, gaz, eau) permet aussi de détecter des anomalies, comme une surconsommation ou une fuite sur le réseau, et d’agir rapidement pour limiter les gaspillages.
Enfin, l’automatisation des relevés pour la déclaration OPERAT constitue un gain de temps supplémentaire pour les équipes, qui n’ont plus à effectuer de saisies manuelles.
Les coûts humains
Malheureusement, un défaut de maintenance ou de suivi peut également avoir un impact humain, à court ou moyen terme.
Les premiers risques auxquels on pense sont bien sur les accidents : un site sur lequel les maintenances et vérifications sont bien effectuées diminue le risque d’accidents.
Dans la continuité, les maladies professionnelles liées aux conditions ou à l’environnement de travail : le suivi de l’amiante ou d’autres matières dangereuses permet de limiter l’exposition des personnes à ces risques.
D’autres actions, généralement associées à la maintenance, permettent de limiter l’impact de ces risques :
- La gestion des plans de prévention, comme les permis de feu permet de limiter les risques associés
- Les formations permettent de réduire les risques en s’assurant que les personnes soient formées aux risques auxquels elles peuvent être confrontées. (exercice évacuation incendie, habilitation électrique ou conduite d’engins motorisés, etc.).
Éviter les sanctions
La conformité d’un bâtiment est évaluée en fonction de la réglementation en vigueur. Les propriétaires ou exploitants sont tenus à des obligations réglementaires spécifiques en fonction du type de bâtiment (ERT, ERP, IGH, etc.). La réglementation évoluant régulièrement, il faut se tenir informé des modifications sans cesse.
En pratique, une non-conformité peut conduire à des sanctions, des amendes, des travaux coûteux, voire aller jusqu’à des fermetures administratives, avec les pertes d’activité associées. Ces sanctions peuvent notamment être délivrées lors des commissions de sécurité, d’une visite de l’inspection du travail ou de la DREAL.
Un suivi régulier et pointilleux permet d’éviter ces sanctions.
Conclusion
En identifiant et en agissant sur ces sources de coûts cachés, qu’il s’agissent de doublons de prestations, de contrats mal pilotés, ou de gaspillages énergétiques, la maintenance devient un levier d’optimisation majeur.
Une gestion rigoureuse permet de réduire les dépenses superflues et d’améliorer la sécurité ainsi que la performance et la durabilité des bâtiments.
Il n’y a pas de secret : votre bâtiment est conforme, vous êtes serein.
Des solutions existent pour simplifier la vie des gestionnaires de site. Un outil comme Ogest permet le suivi quotidien de toutes les actions effectuées sur le bâtiment.